Transparent, wo es um Ihre Daten geht.

Wo Ihre Daten liegen

Server, Datenbank und Sicherungen der Anwendung laufen bei unserem Hosting-Anbieter in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Die Dateien der Browser-Oberfläche liefert der Anbieter über sein weltweites Netz aus. Die Verbindung zwischen Browser und MyLo ist per TLS verschlüsselt.

Maßgeblich ist die Liste im Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Kommt ein Dienstleister hinzu, informieren wir Sie vorher in Textform.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Bevor Ihre Agentur MyLo nutzt, bestätigt der Admin einmalig die Bedingungen und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Beides steht im vollen Wortlaut in MyLo, zum Drucken und Herunterladen. MyLo speichert einen Nachweis mit Version, Zeitpunkt und dem bestätigten Text. Der Vertrag wird elektronisch geschlossen, wie es Art. 28 Abs. 9 DSGVO zulässt. Eine Unterschrift auf Papier ist nicht nötig.

Rechtsordnung und Zugriff durch Behörden (Art. 28 Data Act)

Server, Datenbank und Sicherungen von MyLo stehen in Frankfurt am Main und unterliegen dem Recht der EU und Deutschlands. Der Anbieter der Infrastruktur, Render Services, Inc., hat seinen Sitz in den USA und unterliegt auch US-Recht. Gegen unrechtmäßigen Zugriff schützen: Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, Zugriff nur für berechtigte Personen mit Protokoll und ein Vertrag mit dem Anbieter. Darin verpflichtet er sich, Anfragen von Behörden an uns zu verweisen, Daten nicht freiwillig herauszugeben und uns zu informieren, wenn er zur Herausgabe gezwungen wird, soweit das erlaubt ist.

Wer zugreifen kann

• Rollen: Vertrieb, Innendienst und Agenturleitung (in MyLo die Rollen Vertrieb, Büro und Admin) sehen jeweils nur, was sie für ihre Arbeit brauchen. MyLo prüft die Rechte auf dem Server.
• Getrennte Arbeitsbereiche: Jede Agentur arbeitet in einem eigenen Arbeitsbereich, andere Agenturen haben darauf keinen Zugriff.
• Zugriffsprotokoll: Greift der Betreiber in der Anwendung auf Ihren Arbeitsbereich zu, etwa zu einer Support-Anfrage oder einem Export, sehen die Admins Ihrer Agentur das im Protokoll, mit Zeitpunkt und Zweck. Zugriffe außerhalb der Anwendung trägt der Betreiber mit Anlass von Hand ein. Wird ein Eintrag später ergänzt, steht er im Protokoll als nachträglich eingetragen.
• Passwörter speichert MyLo nicht im Klartext, sondern nur als Hash. Schwache und gängige Passwörter lehnt MyLo ab.
• Automatische Abmeldung: Wer MyLo eine Weile nicht nutzt, wird abgemeldet, standardmäßig nach 30 Minuten. Zwei Minuten vorher erscheint eine Warnung. Die Admins Ihrer Agentur stellen die Zeit zwischen 15 Minuten und 8 Stunden ein.

Regeln für den KI-Assistenten Meilo

• Meilo ändert nichts selbst und arbeitet nur mit den Daten, die die jeweilige Person sehen darf. Antworten der KI können Fehler enthalten. Entscheidungen bleiben bei Ihnen.
• Meilo nutzt Google Gemini als bezahlten Dienst mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Google verwendet Fragen und Antworten nicht zum Training und speichert sie nur für begrenzte Zeit, um Missbrauch zu erkennen. Die Verarbeitung kann auch außerhalb der EU stattfinden.
• Meilo erhält Kunden als interne Kennung, nicht mit Namen. Namen, E-Mail-Adressen, Telefon-, Vertrags- und Kundennummern, die MyLo im Text erkennt, werden vor der Weitergabe an die KI entfernt.
• Gesundheitsangaben und andere besonders sensible Angaben nach Art. 9 DSGVO, etwa zu Religion oder Gewerkschaft, gehören nicht in Fragen an Meilo. Erkennt MyLo sie, geht die Frage nicht an die KI. Fragen an Meilo sind auf 300 Zeichen begrenzt. Was darüber hinausgeht, geht nicht an die KI.
• Eine KI-Zusammenfassung über einzelne Beschäftigte ist ausgeschaltet.
• Keine Erkennung ist lückenlos. Deshalb kann jede Person Meilo im Profil ausschalten.

Sicherung und Wiederherstellung

Die Datenbank wird laufend gesichert. Im Notfall stellen wir einen Stand aus den letzten 3 Tagen wieder her. Versehentlich gelöschte Kunden stellen Sie selbst 30 Tage lang aus dem Papierkorb wieder her, mit allen Chancen, Aktivitäten, Vorgängen und Schäden.

Wenn Sie MyLo nicht mehr nutzen

Nach Ende der Nutzung bekommen Sie auf Wunsch innerhalb von 30 Tagen einen Export Ihrer Daten als CSV oder JSON. Spätestens 90 Tage nach dem Ende löschen wir die Daten Ihres Arbeitsbereichs und bestätigen Ihnen die Löschung.

Fragen zum Datenschutz

Schreiben Sie uns an info@mylo-crm.de.

Sicherheitslücken melden Sie bitte an info@mylo-crm.de. Dieselbe Adresse steht in security.txt.